Organization

EQUIPES DE TRAVAIL

EQUIPES DE TRAVAIL

- Equipe de coordination:
Responsable : Daniel Pimienta
Appuis : Margarita Jiménez, Cristina Nogues + toute l'équipe
Interface web: Álvaro Blanco
Interface technique : Álvaro Blanco

- Equipe de méthodologie:
Responsable/interface : Daniel Pimienta
Appuis : Cristina Nogues, Margarita Jiménez + toute l'équipe

- Equipo de logística (participantes + reunión):
Responsable: Margarita Jiménez
Interface participants/hotel : Margarita Jiménez
Interface vers la facilitation : Nicolás Cahen
Appuis : Nehemiah Souverain , Vicky Apolinario, Álvaro Blanco

- Equipe de facilitation
Responsable : Cristina Nogues
Appuis : Nicolás Cahen, Esteban Domínguez, Daniel Prado, Álvaro Blanco
Interface langue : Nicolás Cahen
Facilitateurs de groupes : Nicolás Cahen, Yacine Khelladi, Daniel Prado, Carine Malfait, Claude Maingé

- Equipe web
Responsable : Ramón Rodríguez
Appuis : Álvaro Blanco, Nicolás Cahen

- Equipe technique
Responsable : Ramón Rodríguez
Appui : Álvaro Blanco, Nicolas Cahen

- Equipe de traduction AVANT ET APRÈS
Responsables: Deirdre Williams/ Margarita Jiménez
Appuis : Professionnels en RD et St. Lucie

- Equipement des langues traduction pendant la reunión
Responsable : Carine Malfait
Appui : Interprètes CARDICIS1, Daniel Prado, Esteban Domínguez, Nicolás Cahen

- Equipement de systématisation (à définir)
Responsable:
Appui :

- Equipement de gestion du temps (à définir)
Responsable :
Appui :

- Projet CARISNET: Yacine, Valerie et Vidya.

LANGUES DE LA RÉUNION

Les langues officielles de la réunion sont l’espagnol, le français et l’anglais 8. Il y aura un service d’interprétation et de traduction de tous les documents dans ces trois langues.

Les interprètes travailleront trois jours et ils resteront  dans le même hôtel, avec le groupe et leurs collègues invités. Il n’y aura pas d’interprétation de travail ; seulement dans les plénières. Dans les groupes de travail, on aura l’option d’utiliser les interprètes avec les techniques de “chuchotage”.

 

9am -10am

10am – 11am

11am-4pm

4pm – 5pm

5pm - 6pm

5/11

PLENIERE

PLENIERE

PLENIERE

GROUPES

GROUPES

6/11

PLENIERE

GROUPES

GROUPES

GROUPES

PLENIERE

7/11

GROUPES

GROUPES

PLENIERE

PLENIERE

PLENIERE

FACILITATION

La facilitation générale de la réunion est fondamentale pour :

  • diriger la réunion et garantir la compréhension de la méthode de travail
  • donner un suivi aux groupes de travail
  • négocier des résultats afin d’arriver au consensus plus large si nécessaire.

LOGISTIQUE DE LA RÉUNION

Nous disposons de:

  • Une salle plénière permanente pour 50 personnes (Salon Iguana), du 5 au 7 décembre. La sale plénière aura le “cybercafé” et la connexion sans fil et sera la zone de la réunion pour le groupe TICpD.
  • Deux salons VIP pour : l’après-midi du 5, toute la journée du 6, et toute la journée du 7, (capacité maximale pour 20 personnes) pour les groupes DC et Inst.

La  « People Gallery » sera installée dans les deux salles VIP et contiendra les matériels que les participant(e)s souhaitent partager ; elle servira de lieux de rencontre informelle aux heures indiquées.

EQUIPEMENT

Il y aura un vidéo projecteur pour la plénière et un de secours. Les groupes travaillent sans vidéo et doivent préparer leurs résultats pour la plénière en Power Point.

GESTION DES TEMPS DE PAROLE PENDANT LA RÉUNION

En ce qui concerne les présentations ainsi que les interventions dans la salle, dans le but de tirer le meilleur profit de l’atelier qui réunit plus de 50 personnes et afin d’éviter la saturation d’information, il a été décidé d’avoir une communication très orientée à ce qui est synthétique et très contrôlé en tant que durée.

De cette manière, les présentations devront conclure dans le temps indiqué (ou moins),  également toute intervention de la salle ne peut pas dépasser 2 minutes.

Les personnes recevront trois avis :

  • un premier avis sera un son très discret (une “güira”) quand 50% du temps est passé (par exemple quand il restera deux minutes et à moitié dans le cas d'une présentation de 5 minutes) ;
  • un second avis discret (“maracas”) quand 80% du temps est passé et servira comme invitation à conclure
  • un coup de tambour marquera irrémédiablement la fin de l'intervention.

Il est demandé expressément à tous les conférenciers de faire l'effort de synthétiser leur présentation et ne pas se froisser si elle doit être interrompue. La même chose s’applique pour les interventions de la salle, en sachant qu’il est toujours possible de redemander un tour de parole [9].

Une personne aura à sa charge le contrôle du temps et sonnera les instruments. Tout cela dans un esprit d’amitié et de bonne humeur, avec la conscience collective claire de que si la démocratie est de partager les ressources limitées avec justice et équilibre, le premier recours qui requiert notre attention et considération, est le temps.

Pour cette même raison, nous la ponctualité est demandée à toutes les personnes. Nous soulignons l’importance de l’arrivée aux heures indiquées pour le début des sessions, au début de chaque journée et après les pauses, puisque les sessions commenceront à l’heure prévue.

Les rapports des groupes de travail s’effectueront par les présentations Power Point en utilisant un nombre limité de transparents.

ACCÈS A L’INTERNET

Nous offrirons l’accès à Internet sans fil dans la salle de travail plénière. L’accès à l’Internet n’est pas interdit pendant la réunion, cependant nous sollicitons une utilisation discrète (pour ne pas gêner le reste du groupe) et modérée (pour ne pas perdre la concentration dans le processus).

Il y aura 2 PC avec accès à l'Internet qui serviront, principalement, à l’équipe technique pour effectuer des travaux en ce qui a trait à la réunion. Cependant, on permettra l’accès aux participant(e)s hors des horaires de réunion, exclusivement, sur demande préalable au chargé technique.

COORDINATION ET SUIVI

Une liste de discussion CARDICIS2 a été ouverte pour que les personnes concernées dans le support à la coordination puissent communiquer entre elles.

Les nouvelles personnes sont inscrites dans la liste de discussion CARDICIS qui est le mécanisme de liens avec toute la communauté, à travers duquel toute l’information importante de la réunion va circuler avant, pendant et après celle-ci. L’information sera disponible dans le site web http://cardicis.org dans la mesure où elle est produite et traduite dans les 3 langues de la réunion.



NOTAS

[8] Lamentamos, por razones de organización y presupuesto no poder ofrecer el creole y el holandés.

[9] La gestión de los turnos en la sala estará gestionada por una persona responsable de anotar las solicitudes de toma de palabra en el orden crónologico con la posibilidad de dar prioridad a personas que no hayan participado antes. Tambien podra manejar a discreción la disminución de los tiempos de palabra en caso de necesidad.